1. Журнал обліку роботи  гуртка ведеться керівником і заповнюється після проведення репетиції, заняття, концерту. Зберігається постійно. У журналі вміщуються такі розділи: розгорнутий "Список учасників”, Облік відвідувань "занять”, "Зміст проведених занять”, «Кількість відпрацьованих годин».                

          1.  Журнал обліку роботи колективу є основним документом обліку обсягу та змісту роботи, заповнюється особисто керівником колелктиву і підтверджується підписом.  

2. Облік занять та концертів заповнюється не пізніше як на слідуючий день після їх проведення.                                                                                                                                                

 3.Вірне ведення журналу обліку роботи  колективу два рази на місяць 14 і 29 числа, перевіряється  заступником директора закладу.                                                                               

 4.На  основі  журналу  складається  табель  обліку фактично відпрацьованого часу,  згідно учбовому розкладу і здається в бухгалтерію.                                                                            

  5.Репертуарні плани і звіти про проведену роботу складаються щоквартально.                                                                           

 6.Керівник колективу розробляє місячні та річні плани роботи. Планування ведеться по 3-ом розділам: виховна робота, репертуарний план, концертна діяльність.                                          

 Виховна робота: річний план (громадянське виховання, військово-патріотичне, родинно-сімейне, екологічне виховання, сприяння творчому розвитку  особистості, трудове, художньо-естетичне, моральне виховання, формування здорового способу життя, превентивне виховання):                                     

7.Керівник гуртка,  аматорського колективу складає програму гуртка   (пояснювальна записка (тема, мета, завдання гуртка), навчально-тематичний план, зміст програми, прогнозований результат), де визначається початковий, основний рівні навчання (початковий 4-6 год, на тиждень; основний 9-12 год. на тиждень).                                                                        

Навчально-тематичний план: